Whistleblowerordningen er tilgængelig for alle, der ønsker at indberette oplysninger om potentielle overtrædelser, som personen har skaffet sig adgang til i forbindelse med vedkommendes arbejdsrelaterede aktiviteter i og med LB Forsikring. Alle medarbejdere i LB Forsikring kan derfor indberette. Herudover kan ordningen også benyttes af LB Forsikrings bestyrelsesmedlemmer, leverandører, samarbejdspartnere, tidligere ansatte m.fl., og der kan indberettes om alle medarbejdere, direktører og bestyrelsesmedlemmer.

Kundeklager er dog ikke omfattet af whistleblowerordningen. Medlemmer, som er utilfredse med sagsbehandlingen, skal i stedet henvende sig til den klageansvarlige.

Indberetninger i ordningen kan ske anonymt, og alle indberetninger behandles fortroligt uanset om det sker anonymt.

Du kan kun foretage skriftlige indberetninger. Hvis du ønsker at benytte whistleblowerordningen, skal du foretage indberetningen via dette link: https://whistleblower.plesner.com/direct.aspx?c=LB-Forsikring

I forbindelse med indberetningen genereres der en engangskode, som ikke kan genskabes. Det er derfor vigtigt, at du gemmer koden, såfremt du er anonym, for at kunne kommunikere med whistleblowerenheden. Print evt. siden.

Af hensyn til de videre undersøgelser, er det vigtigt at belyse forholdet, der indberettes om bedst muligt, derfor er det vigtigt, at der så vidt muligt oplyses følgende:

• en beskrivelse af forholdet
• hvem der er involveret
• om andre er bekendt med mistanken om forholdet
• om ledelsen er bekendt med forholdet
• om der findes dokumenter, der støtter forholdet
• om og hvor der kan findes yderligere information om forholdet
• hvor lang tid forholdet har stået på
• og om whistlebloweren er bekendt med forsøg på at skjule forseelsen

Indberetninger til whistleblowerordningen modtages og behandles af vores interne whistleblowerenhed, som er inddelt i to led. Første led består af to advokater hos Plesner, den complianceansvarlige, HR-chefen samt ekstern revision, der er uafhængige af den daglige ledelse, og som administrerer ordningen, herunder modtager og foretager de indledende undersøgelser af den modtagne indberetning. Andet led består af personer, der er en del af den daglige ledelse, og som bl.a. kan træffe beslutninger om konsekvenser som følge af en indberetning. 

LB Forsikring opfordrer til, at whistlebloweren angiver sit navn, når en indberetning foretages, så LB Forsikring har mulighed for at stille whistlebloweren yderligere spørgsmål og efterfølgende orientere om undersøgelsens videre forløb. 

Såfremt whistlebloweren vælger at foretage en anonym indberetning, anbefales det af hensyn til at sikre fuld anonymitet, at whistlebloweren anvender en privat pc eller eksempelvis en pc, der er placeret på et offentligt bibliotek. 

Hvis whistlebloweren vælger at indberette anonymt, er det muligt for whistlebloweren at kommunikere anonymt med Plesner via whistleblowerportalens kommunikationsmodul, jf. linket under ”Hvordan, og til hvem indberetter man”. I forbindelse med indberetningen genereres der en engangskode, som af hensyn til at sikre anonymiteten ikke kan genskabes. Det er derfor vigtigt, at whistlebloweren gemmer koden og husker at logge på kommunikationsmodulet for at kommunikere med whistleblowerenheden. Såfremt whistlebloweren har valgt at være anonym, er det vigtigt, at whistlebloweren løbende tilgår kommunikationsmodulet for at kontrollere, om Plesner har stillet spørgsmål. 

En whistleblower, der indberetter alvorlige forhold omfattet af LB Forsikrings whistleblowerordning, kan ikke udsættes for repressalier af nogen form som følge af, at vedkommende har foretaget en indberetning. 

Det er frivilligt at indberette under LB Forsikrings interne whistleblowerordning. LB Forsikring opfordrer dog til, at whistleblowere sender indberetninger til LB Forsikrings whistleblowerordning, så LB Forsikring hurtigt og umiddelbart kan følge op på det indberettede forhold.

En whistleblower, der påtænker at foretage indberetning under whistleblowerordningen, kan i stedet vælge at indberette via Datatilsynets eksterne whistleblowerordning. Datatilsynets eksterne whistleblowerordning kan tilgås via whistleblower.dk.

En whistleblower, der påtænker at foretage indberetning af potentielle overtrædelse af den finansielle lovgivning, kan endvidere vælge at indberette via Finanstilsynets whistleblowerordning. Finanstilsynets eksterne whistleblowerordning kan tilgås via finanstilsynet.dk/whistleblower.

Whistleblowerordningen kan bruges til at indberette om alle alvorlige forhold begået af LB Forsikring, herunder af medarbejdere, direktion og bestyrelsesmedlemmer hos LB Forsikring. Der kan i whistleblowerordningen indberettes om ulovlig adfærd eller mistanke om ulovlig adfærd i forhold til den finansielle lovgivning, øvrige alvorlige lovovertrædelser eller alvorlige forhold samt indberetninger, der vedrører overtrædelser af bestemte områder af EU-retten. Derudover er det også muligt at indberette om krænkende adfærd i LB Forsikring. Det kan fx være mistanke eller viden om følgende:

• bevidst forvridning af data, herunder regnskabsdata og indberetninger til Finanstilsynet
• bevidst overtrædelse af god skik regler
• overtrædelser af eventuelle tavshedspligter
• misbrug af økonomiske midler
• tyveri, bedrageri og bestikkelse
• Alvorlige fejl og uregelmæssigheder forbundet med it-drift eller it-systemstyring
• sex-chikane
• mobning
• anden krænkende adfærd (fx trusler, bevidst tilbageholdelse af informationer)

I hvert tilfælde foretages en konkret vurdering af, om indberetningen falder inden for ordningens anvendelsesområde.

Indberetninger til LB Forsikrings whistleblowerordning sker via advokatfirmaet Plesner, som er udpeget af LB Forsikring til at modtage, screene og fordele indberetninger.

Du modtager en kvittering for, at indberetningen er modtaget.

Ved screeningen bliver det vurderet, om du og det indberettede forhold er omfattet af whistleblowerordningen. Viser det sig ikke at være tilfældet, vil indberetningen ikke blive behandlet yderligere i ordningen, og du vil blive orienteret herom. LB Forsikring kan dog stadig vælge at undersøge henvendelsen nærmere.

Viser den indledende screening derimod, at du og det indberettede forhold er omfattet af whistleblowerordningen, vil indberetningen blive undersøgt. Den videre undersøgelse vil som udgangspunkt blive foretaget af den complianceansvarlige og HR-chefen. Vedrører indberetningen fx den complianceansvarlige sikrer Plesner, at indberetningen fremsendes til HR-chefen og selskabets eksterne revisor, som herefter vil behandle indberetningen.

Alle de involverede parter behandler alle indberetninger fortroligt.

Whistleblowerenheden, der er udpeget til at modtage og følge op på indberetninger, har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, der indgår i indberetningen.

LB Forsikring registrerer alle indberetninger, der modtages via whistleblowerordningen. Registreringen sker i overensstemmelse med whistleblowerlovens[1] regler. Indberetninger bliver opbevaret så længe, det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at overholde de krav, der følger af dansk lovgivning. 

LB Forsikring og Plesner behandler alle oplysninger, som indberettes via whistleblowerordningen, herunder oplysninger om personer, der indberettes via whistleblowerordningen, med fortrolighed og i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning. Alle indberetninger vil blive opbevaret forsvarligt, og det vil kun være muligt for relevante personer i whistleblowerenheden at tilgå oplysningerne.

En indberetning, der falder uden for whistleblowerordningen, vil blive videresendt til LB Forsikrings HR-chef og afsluttet i whistleblowerordningen. 

Indberetninger slettes som udgangspunkt i whistleblowerordningen 45 dage efter, at LB Forsikring har afsluttet behandlingen, medmindre LB Forsikring har en legitim grund til fortsat opbevaring, f.eks. hvis det er påkrævet efter anden lovgivning, eller hvis der er grund til at tro, at indberetningen kan bestyrkes af senere indkomne indberetninger om samme forhold. 

Hvis der foretages anmeldelse til politiet eller en anden myndighed, afsluttes indberetningen i whistleblowerordningen straks efter afslutning af sagen hos de pågældende myndigheder.

Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for den berørte person, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om den berørte person, opbevares oplysningerne, hvor der er tale om en ansat, i den ansattes personalemappe. 

Oplysningerne opbevares i øvrigt i henhold til LB Forsikrings slettepolitik.

[1] Lov nr. 1436 af 29. juni 2021 om beskyttelse af whistleblowere.

Læs mere i denne privatlivspolitik om hvordan LB Forsikring A/S behandler personoplysninger i forbindelse med indberetning til LB Forsikrings whistleblowerordning. Se her